沟通是一个复杂的过程，任何沟通都是发送者将信息传递到接受者的过程，可以分解为信息源、编码、传递信息、解码、反馈五个步骤。编码是发送者将这些信息译成接收者能够理解的系列符号，如语言、文字、图表、照片、手势等，即信息。反馈是确定沟通是否有效的重要环节。传递信息是通过某种通道（媒介物）将信息传递给接收者。正式沟通由于依靠组织系统层层传递，速度较慢，不够灵活，因此组织为顺利进行工作，必须要依赖非正式沟通以补充正式沟通的不足。